Aby Vaše podnikanie fungovalo, v prvom rade musíte vybrať správnych ľudí, ktorí ho posunú vyššie. Avšak títo zamestnanci budú potrebovať kvalitné vybavenie a doplnky do kancelárie, aby mohli pracovať efektívnejšie. Moderné a vysoko kvalitné nástroje sa odrazia na produktivite tímu, no tiež na tom, ako bude spoločnosť vnímaná zákazníkmi či širšou verejnosťou. Napríklad organizácia, ktorá stále vypisuje obálky na písacom stroji, sa môže javiť ako archaická, čo môže mať vplyv na jej ďalšie podnikanie. Nedbalo vytlačené dokumenty a chaotické recepcie jej na reputácii tiež nepridajú. Naopak, firmy, ktoré majú techniku a modernizáciu na prvom mieste, budú napredovať. Keď už nič iné, aspoň týchto sedem zariadení by v kancelárii Vašich zamestnancov chýbať nemalo:
1. Tlačiarne
Dnes už zvykne byť samozrejmosťou, že každá firma má aspoň jeden počítač. Rovnako samozrejmé by malo byť aj to, že k nemu bude pripojená tlačiareň. Nezáleží na tom, na čo je firma orientovaná, jednoducho v nej nesmie toto zariadenie chýbať. Medzi bežné kancelárske dokumenty patria faktúry, letáky a listy. Tlačiareň je možné využiť nielen na vytvorenie elektronického prevodu súborov na papier, ale aj k vytváraniu kompozitných dokumentov, ktoré obsahujú digitálne informácie naskenovaných obrázkov. V mnohých prípadoch postačí, ak je tlačiareň čiernobiela. Pokiaľ ale chcete dať firme vyšší punc, zostaňte vo farbe.
2. Diktafóny
V tomto prípade ide o zariadenia, ktoré sa nemusia zdať nevyhnutné pre podnikanie. Hoci sa softvér na zaznamenávanie reči neustále vyvíja, určite nájdete na trhu niečo adekvátne. Pracovníci, ktorých úlohou je pamätať si veľa vecí, prípadne musia spísať mnoho záznamov, poznámok a správ, určite ocenia, keď si jednoducho všetko zaznamenajú na diktafón. Rozprávanie je oveľa rýchlejšie ako písanie a nahrávka môže byť zrealizovaná aj popri vykonávaniu inej činnosti. Skúste to s diktafónom a možno nám dáte za pravdu, že je rovnako dôležitý ako napríklad kancelárska stolová lampa. Typ zariadenia závisí aj od frekvencie používania a rozpočtu firmy.
3. Kopírky
Je ťažké si predstaviť, že kedysi bolo nutné robiť ručné prepisy, aby vznikla kópia. Hoci tlačiarenský stroj bol propagovaný na západe už v 15. storočí vďaka Johannesovi Gutenbergovi, kopírky chýbajú stále v mnohých kanceláriách. Voľba, či si obstarať farebnú alebo čiernobielu kopírku závisí od typu dokumentov, ktoré plánujete pravidelne kopírovať. V súčasnosti je ale farebná verzia dostupná každému, a to firmám i jednotlivcom. Absolútne najvýhodnejšia je kombinácia kopírky so skenerom.
4. Skenery
Kým bol fax kedysi považovaný za nenahraditeľný kus kancelárskeho zariadenia, elektronické kópie je dnes možné realizovať za pomoci skenera. Ten kopíruje obraz papierov, ktoré neboli vytvorené elektronicky a prevádza ich do digitálnej podoby tak, aby mohli byť uložené v počítači alebo preposlané e-mailom. Príklady položiek, ktoré by ste mohli potrebovať, zahŕňajú fotografie, stránky tlačených publikácií, potvrdenky pokladne, kresby a náčrty, no napríklad aj listy. Pred vynájdením skenera sa dali robiť iba fotokópie, bez možnosti uloženia do počítača.
5. Laminovacie stroje
Tieto zariadenia sú v kanceláriách všeobecne málo využívané. Javia sa však ako vhodný nástroj na vytváranie propagačného materiálu, zachovávanie trvácnosti dokumentov, vytváranie dlhodobých vizitiek alebo špirálových viazaných brožúr. Akonáhle obohatíte kancelárske písacie stoly týmto vybavením, zamestnanci dostanú priestor pre nové kreatívne nápady.
6. Štítkovače
Potrebujete sprehľadniť priečinky súborov? Oštítkujte ich! Štítky sa javia ako obzvlášť vhodné napríklad aj vtedy, ak potrebujete zanechať kolegom odkaz na mikrovlnke (Prosím, čistiť po každom použití!). Telefónne čísla nalepené priamo na telefóne, identifikácia počítačového hardvéru, menovky, označenie káblov a vodičov, to je iba krátky zoznam toho, na čo sa môže štítkovač hodiť. Zamestnanci majú tendenciu písať si záznamy na papier, prečo ale nevyužiť praktické štítky?
7. Drviče
Vo svete, kde je krádež identity na bežnom poriadku, je jedným z najdôležitejších kusov kancelárskeho vybavenia aj drvič. Trhá papiere na kúsky tak efektívne, že údaje už nikto nerozlúšti. Drvič je doslova nutnosťou každej firmy, ktorej hovorí niečo ochrana údajov a dôvernosť. Zohnať sa dajú aj lacnejšie verzie v pomerne dobrej kvalite. Čím drahšie zariadenie si obstaráte, tým viac funkcii môže mať. Niektoré dokážu aj zošívať papiere a skartovať plastové kreditné karty.
Tak čo na to poviete? Má Vaša kancelária všetky tieto zariadenia? Ak nie, možno je čas zvážiť priority.
Autorské právo: paulmaguire / 123RF Reklamní fotografie
